一般人所稱的「存證信函」，其實乃郵局存證信函的簡稱，顧名思義可說是一種具有保存證據效力的函件或書信。所謂「存證信函」，就是經過郵局來證明發信日及發信內容為何的一種證明函件，達到告知義務的效果。其實存證信函最大的用途在於通知並警告對方，因此一般人是不喜歡收到的！而存證信函需準備一式三份，其中郵局留存一份，已被日後萬一有訴訟或糾紛時可依此證明，此亦為郵局存證信函最重要的功能。
存証信函，到那裡去買 :
存証信函是指郵局存証的信函，通常是寫給對方最後通牒用的，也有聲明自己立場的用的，譬如對方欠你錢不還，你就可以用存証信函傕告他還錢，又譬如你要和對方解除婚約，也可以用來聲明自己解除的主張，這種信在技巧上，一定要記得寫上期限，也就是限對方於收信後幾日內要怎樣怎樣，否則怎樣怎樣，但絕不可流於恐嚇。在格式上一式三份，自己留一份，寄給對方一份，郵局留一份，用雙掛號寄出，也就是掛號寄，明信片再掛號回來。寄信人一定要蓋印章才可以，否則郵局不受理。這種信的內容與□法其實也和一般信件一樣的作用，在法律上並沒有什麼特別作用，所以寫這種信時，也不用特別擔心什麼眼光，只是在用字上特別注意一下即可，譬如催告的用信，特此聲明的用語，譬如不定期的租約或借貸要變成定期時，就可以用這種信。舉例明之：「敬啟者：台端曾於民國 年 月 日向本人借款新台幣 元，俟經屆期，屢催不遂，台端均以 相搪塞， 無清償誠意，為特畫此催告，限於收信後 日內，出面清償，否則依法訴究」，不再寬貸，切勿自誤。
為什麼要以存證信函催告 :
按支付租金之催告，屬於意思通知之性質，其效力之發生准用民法關於意思表示之規定，我國民法第九十五條第一項前段規定：「非對話而為意思表示者，其意思表示，以通知達到相對人時，發生效力。」
為證明出租人曾為催告，其「非對話意思表示」已到達對方，避免各說各話的情形，最好的方式就是以存證信函寄達。一旦送達對方，無論對方如何狡辯，寄件人均已掌握有利證據，日後於訴訟上亦可作為一重要證據，故欲進行催告時，縱法無限制應以何種方式為之，為避免對方事後否認曾受催告，致生舉證之困擾，宜選擇以存證信函為之，杜絕日後之爭執。
存證信函的功用 :
日常生活中的許多法律糾紛，經常涉及證據的蒐集、書面的意思表示，甚至於如何防患未然，存證信函即扮演相當重要的角色。
存證信函究竟有那些功能？
(一)「證據保存」上的功能:
存證信函一定是採書面的方式，又載有發信人和收信人，與發信的時間，因此不會造成口說無憑的情形，將來如果為了某件事實有所爭議時，曾經發出的存證信函就是最好的呈堂供證。目前依據存證信函的證據功能，所能獲致法律上之效益，最顯著的有以下兩項 :
1.證明曾為意思表示(或通知):
最常運用於解除契約、終止契約、意思表示撤銷、承認、抵銷等。
2.證明時效之遵守:
時效的遵守與否，往往是影響法律關生效的要件。由於存證信函足以證明寄件人何時發信，何時收件，在時間上的證據力確定而不可動搖，這無論在請求權之消滅石效上或形成權之除斥期間上，「存證信函」在在都發揮出強大威力的證據功能。
(二)防患未然的功能：
在許多民、刑事案件在告上法庭前，只要當事人懂得在恰當時機寄出存證信函，無論是通知、催告、或警示對方，經常會使一些稍具法律常識的人，知所收斂，不敢妄為，或使對方不再存僥倖之心，而主動與對方達成協議或和解，甚至於履行應盡的義務，如此一來，不須漫長的訴訟，自然能達到保障權益的效果！
※善用存證信函之時機:
只要懂得隨時利用存證信函，存證信函自然就成了每個人不可或缺的防患及保障權益的利器。諸如:毀約之防止、不再續租之通知、請走不受歡迎的房客、催付租金、車禍求償、購屋糾紛、解除契約、郵購買賣的解除、資遣費請求、共有土地出售、拒付管理費之追討等等。
除此之外，由於存證信函主要的功能在於「保存證據」與「防患未然」，所以一般信函內容，則以力求精簡、扼要，一目了然為宜，最重要的是推敲全盤過程，把握住在法律上的關鍵點，以作為信函的重心。倘若民眾恐百密有一疏，則應尋求專業的法律人士代為處理。
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